Zásady ochrany osobných údajov

Zásady ochrany osobných údajov na internetovom portáli www.elementbusiness.sk

Účelom týchto zásad je určiť podmienky ochrany osobných údajov na portáli www.elementbusiness.sk.

Definície základných pojmov
1. Portál je webové sídlo www.elementbusiness.sk vrátane všetkých jej subdomén. Prevádzkovateľom uvedeného Portálu je obchodná spoločnosť Element Business s. r. o.
2. Prevádzkovateľ je obchodná spoločnosť Element Business s. r. o., so sídlom Miletičova 21, 821 08 Bratislava – mestská časť Ružinov, IČO: 46 681 671, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Bratislava I, oddiel: Sro, vložka č.: 81577/B.
3. Zásady OOU sú tieto Zásady ochrany osobných údajov na internetovom portáli www.elementbusiness.sk.
4. Nariadenie je Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov
5. Sprostredkovatelia sú osoby, ktoré Prevádzkovateľ poveril spracúvaním osobných údajov dotknutých osôb. Zoznam Sprostredkovateľov je zverejnený na Portáli. Pojem Sprostredkovateľ má rovnaký význam ako je definovaný v Nariadení.
6. Zodpovedná osoba je osoba, ktorá poskytuje poradenstvo Prevádzkovateľovi v oblasti ochrany osobných údajov. Pojem Zodpovedná osoba má rovnaký význam ako je definovaný v Nariadení.
7. Dotknutá osoba je každá fyzická osoba, ktorá prostredníctvom Portálu poskytne Prevádzkovateľovi svoje osobné údaje, uchádzač o zamestnanie u Prevádzkovateľa, zamestnanec Prevádzkovateľa, návštevník Portálu, fyzická osoba v postavení objednávateľa Služieb a každá osoba, ktorej osobné údaje sú uvedené na Portáli. Pojem Dotknutá osoba má rovnaký význam ako je definovaný v Nariadení.
8. Služby sú pre účely týchto Zásad OOU služby uvedené na Portáli, ktoré Prevádzkovateľ bežne poskytuje svojim zákazníkom, objednávateľom, teda Dotknutým osobám.
9. Zákon o ochrane osobných údajov je zákon č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov v platnom znení.
Úvodné vyhlásenia
1. Prevádzkovateľ rešpektuje súkromie všetkých Dotknutých osôb, ktoré poskytnú Prevádzkovateľovi svoje osobné údaje bez ohľadu na to, či osobné údaje Prevádzkovateľ spracováva sám alebo prostredníctvom Sprostredkovateľov. Pre Prevádzkovateľa je dôležité, aby každá Dotknutá osoba chápala, ktoré osobné údaje Prevádzkovateľ spracováva, prečo ich spracováva a aké sú práva Dotknutej osoby. Preto Prevádzkovateľ odporúča každej Dotknutej osobe, aby si prečítala tieto Zásady OOU, ktoré Dotknutej osobe poskytnú viac informácií o spracovávaní jej osobných údajov Prevádzkovateľom.
2. Tieto Zásady OOU určujú, ako Prevádzkovateľ spracováva osobné údaje Dotknutých osôb, napríklad v rámci pracovnoprávneho vzťahu, pri zaregistrovaní Dotknutých osôb, pri uzatváraní zmluvného vzťahu či realizácii oprávnených záujmov Prevádzkovateľa, návšteve Portálu a pod.
3. Tieto Zásady OOU môže Prevádzkovateľ kedykoľvek aktualizovať aj bez upozornenia. Preto Prevádzkovateľ odporúča každej Dotknutej osobe, aby sa pravidelne oboznamovala s ich znením.
Spracovávanie osobných údajov
1. Prevádzkovateľ môže spracovávať osobné údaje Dotknutých osôb rôznymi spôsobmi a v rôznych situáciách v závislosti od toho, či je Dotknutá osoba návštevníkom Portálu, či je objednávateľom Služieb, alebo je zamestnancom Prevádzkovateľa. Prevádzkovateľ tiež môže spracovávať osobné údaje o návštevníkoch Portálu, v závislosti od toho, ako sa návštevník Portálu, teda Dotknutá osoba, rozhodne s Prevádzkovateľom komunikovať alebo aké služby Portálu sa rozhodne využiť. Bez ohľadu na uvedené situácie sa Prevádzkovateľ zaväzuje, že osobné údaje Dotknutých osôb nikdy nepredá, neskomercializuje ani nepoužije v rozpore s Nariadením a inými platnými predpismi na ochranu údajov.
2. Prevádzkovateľ rešpektuje súkromie Dotknutých osôb, bez ohľadu na to, či osobné údaje Dotknutých osôb spracováva Prevádzkovateľ sám alebo v mene iných strán. Prevádzkovateľ sa zaväzuje, že zabezpečí náležité opatrenia na ochranu identifikačných a iných osobných údajov ako aj informácií o Dotknutých osobách v súlade s Nariadením a platnými právnymi predpismi Slovenskej republiky.
3. Prevádzkovateľ má právo v súlade s príslušnými právnymi predpismi poveriť spracúvaním osobných údajov Sprostredkovateľa, ktorý bude spracúvať osobné údaje v mene Prevádzkovateľa. Sprostredkovateľ je oprávnený spracúvať osobné údaje len v rozsahu a za podmienok dojednaných s Prevádzkovateľom v písomnej zmluve alebo v písomnom poverení.
Práva každej Dotknutej osoby
1. Každá Dotknutá osoba má nasledovné práva vyplývajúce s nariadenia:
  1. právo na prístup k svojim osobným údajom
  2. právo na opravu alebo zmenu svojich osobných údajov
  3. právo byť zabudnutý alebo právo na vymazanie svojich osobných údajov
  4. právo na obmedzenie spracovania osobných údajov
  5. právo namietať spracúvanie osobných údajov
  6. právo na prenosnosť osobných údajov
  7. právo na odvolanie súhlasu so spracúvaním osobných údajov.

Každé z práv uvedené v tomto bode Zásad OOU je podrobne vysvetlené v nasledujúcich bodoch tohto článku 4. Zásad OOU.

Právo na prístup. Každá Dotknutá osoba môže od Prevádzkovateľa požadovať informácie o tom, ako spracováva jej osobné údaje vrátane nasledovných informácií:

dôvod, prečo Prevádzkovateľ spracováva osobné údaje Dotknutej osoby,
aké kategórie osobných údajov Prevádzkovateľa spracováva,
s kým Prevádzkovateľ zdieľa osobné údaje Dotknutej osoby,
ako dlho Prevádzkovateľ uchováva osobné údaje Dotknutej osoby alebo aké sú kritériá na určenie tejto lehoty,
aké má Dotknutá osoba práva,
odkiaľ Prevádzkovateľ získava osobné údaje (ak ich Prevádzkovateľ nezískal od Dotknutej osoby),
ak spracovávanie zahŕňa automatizované rozhodovanie (tzv. profilovanie),
ak osobné údaje Dotknutej osoby boli prevedené do krajiny, ktorá je mimo EEA, ako Prevádzkovateľa zabezpečí ochranu osobných údajov Dotknutej osoby.

Všetky vyššie uvedené informácie sú dostupné v týchto Zásadách OOU.

Právo na opravu alebo zmenu. Prevádzkovateľ požaduje od Dotknutej osoby, aby oznámila Prevádzkovateľovi každú zmenu svojich osobných údajov, prípadne oznámila Prevádzkovateľovi nesprávny osobný údaj.
Právo byť zabudnutý alebo právo na vymazanie. Ak Prevádzkovateľ spracováva osobné údaje Dotknutej osoby nezákonným spôsobom, napríklad ak Prevádzkovateľ spracováva osobné údaje Dotknutej osoby dlhšie, než je potrebné alebo bezdôvodne, môže Dotknutá osoba Prevádzkovateľa požiadať o vymazanie týchto osobných údajov.
Právo na obmedzenie spracovania. Odo dňa doručenia požiadavky Dotknutej osoby na opravu jej osobných údajov alebo ak Dotknutá osoba namietala proti spracovaniu až do vyšetrenia tejto požiadavky, má Prevádzkovateľ nárok na obmedzené spracovanie.
Právo namietať spracúvanie. Ak má Dotknutá osoba za to, že Prevádzkovateľ nemá právo na spracovanie jej osobných údajov, môže proti spracovaniu osobných údajov Prevádzkovateľom namietať. V takýchto prípadoch môže Prevádzkovateľ pokračovať v spracovávaní osobných údajov iba vtedy, ak Prevádzkovateľ vie preukázať oprávnené dôvody, ktoré prevážia záujmy, práva a slobody Dotknutej osoby. Osobné údaje Dotknutej osoby však môže Prevádzkovateľ spracovať vždy, ak je to potrebné na určenie, uplatnenie alebo obhajobu právnych nárokov Prevádzkovateľa.
Právo na prenosnosť údajov. Dotknutá osoba môže požiadať o to, aby jej osobné údaje, ktoré poskytla Prevádzkovateľovi na spracovanie na základe súhlasu alebo na splnenie zmluvy, boli poskytnuté onej osobe v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte. Dotknutá osoba má tiež právo požiadať o prenos týchto osobných údajov na iného prevádzkovateľa.
Právo na odvolanie súhlasu. V prípadoch, keď Prevádzkovateľ požiada Dotknutú osobu o súhlas na spracovanie osobných údajov, má Dotknutá osoba právo tento súhlas kedykoľvek odvolať.
Účely a právne základy spracúvanie osobných údajov

Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje Dotknutej osoby iba na odôvodnené účely, po obmedzenú dobu a s využitím maximálnej možnej miery zabezpečenia. Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje len vtedy, ak na ich spracúvanie existuje právny základ (v súlade so zásadou zákonnosti).Konkrétne účely, na ktoré Prevádzkovateľ spracúva Vaše osobné údaje, nájdete v tabuľke nižšie.

Účely spracúvania	Právny základ	Kategórie osobných údajov	Doba uchovávania
Spracovanie účtovných dokladov	Čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia – spracúvanie osobných údajov je vykonávané pri plnení zákonných povinností	Bežné osobné údaje potrebné k plneniu zákonných povinností (meno, priezvisko, adresa bydliska / miesta podnikania / fakturačná adresa, kontaktné údaje – tel.č., emailová adresa, bankové spojenie)	10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú
Plnenie zmluvných povinností prevádzkovateľa (na základe zmlúv uzatvorených na diaľku prostredníctvom webovej stránky), vrátane predzmluvných vzťahov (prijímanie objednávok, realizácia platby, dodanie služieb a pod.)	Čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia – spracúvanie osobných údajov je vykonávané pri plnení zmluvy	Bežné osobné údaje (meno, priezvisko, adresa bydliska / miesta podnikania, fakturačná adresa, kontaktné údaje – tel. č., emailová adresa, bankové spojenie, príslušnosť k spoločnosti, ktorá je objednávateľom)	Počas trvania zmluvného vzťahu a po skončení zmluvného vzťahu do úplného vyporiadania právnych a iných nárokov vyplývajúcich zo zmluvného vzťahu
Vedenie evidencie zákazníkov a kontaktných osôb zákazníkov – právnických osôb	Čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia – spracúvanie osobných údajov je vykonávané na základe oprávneného záujmu prevádzkovateľa, ktorý spočíva v nevyhnutnosti evidencie zákazníkov (kontaktných osôb zákazníkov – právnických osôb) na účely internej kontroly, vedenia účtovníctva a vymáhania právnych a iných nárokov vyplývajúcich z uzatvorených zmlúv	Bežné osobné údaje (meno, priezvisko, adresa bydliska / miesta podnikania, príslušnosť / funkcia v spoločnosti, ktorá je objednávateľom, kontaktné údaje – tel. č., email)	5 rokov nasledujúcich po dodaní služieb (zániku zmluvy)
Plnenie zákonných povinností súvisiacich s uzatvorením zmluvy na diaľku (poskytovanie informácií, odstúpenie od zmluvy)	Čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia – spracúvanie osobných údajov je vykonávané pri plnení zákonných povinností	Bežné osobné údaje	Počas trvania zmluvy uzatvorenej na diaľku a do úplného vyporiadania právnych a iných nárokov vyplývajúcich zo zmluvného vzťahu uzatvoreného na diaľku
Vybavovanie reklamácií a vedenie evidencie podaných reklamácií	Čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia – spracúvanie osobných údajov je vykonávané pri plnení zákonných povinností	Bežné osobné údaje	3 roky odo dňa uplatnenia reklamácie
Vybavovanie uplatnených práv dotknutých osôb	Čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia – spracúvanie osobných údajov je vykonávané pri plnení zákonných povinností	Bežné osobné údaje, ktoré sú súčasťou žiadosti	Do vybavenia uplatnených práv
Evidencia uplatnených práv dotknutých osôb	Čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia – spracúvanie osobných údajov je vykonávané na základe oprávneného záujmu Prevádzkovateľa, ktorým je evidovanie uplatnených práv dotknutých osôb z dôvodu preukázania plnenia povinností vyplývajúcich z právnych predpisov	Bežné osobné údaje, ktoré sú súčasťou žiadosti	5 rokov odo dňa uplatnenia práv
Vyhotovovanie a zverejňovanie fotografií a iných osobných údajov dotknutých osôb na webovej stránke a na profile prevádzkovateľa na sociálnych sieťach pri prezentačnej činnosti	Čl. 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia – spracúvanie osobných údajov je vykonávané na základe súhlasu dotknutej osoby	Fotografia, meno, priezvisko, povolanie, miesto výkonu povolania	5 rokov odo dňa udelenia súhlasu alebo do jeho odvolania, podľa toho, ktorá skutočnosť nastane skôr
Odpovedanie na správy a vybavovanie dotazov / žiadostí zo správ doručených prostredníctvom kontaktného formulára na webovej stránke, profilov prevádzkovateľa na sociálnych sieťach, online chatu na webovej stránke Prevádzkovateľa, emailovej a telefonickej komunikácie	Čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia – spracúvanie osobných údajov je vykonávané na základe oprávneného záujmu Prevádzkovateľa, ktorým je odpovedanie na prijaté správy a dopyty pre riadne vedenie obchodnej komunikácie a poskytovanie informácií o činnosti Prevádzkovateľa	Meno, priezvisko, e-mail, tel. č., iné údaje uvedené v správe	3 mesiace odo dňa doručenia žiadosti alebo do vybavenia žiadosti (splnenia účelu), podľa toho, ktorá skutočnosť nastane skôr
Organizovanie online súťaží pre verejnosť a zverejňovanie výhercov na komunikačných kanáloch Prevádzkovateľa (webová stránka, profil na sociálnych sieťach)	Čl. 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia – spracúvanie osobných údajov je vykonávané na základe súhlasu dotknutej osoby	Meno, priezvisko, adresa bydliska, kontaktné údaje (email)	Počas trvania súťaže a pri výhercoch 3 roky odo dňa ukončenia súťaže
Posielanie newsletter-ov	Čl. 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia – spracúvanie osobných údajov je vykonávané na základe súhlasu dotknutej osoby	E-mailová adresa	3 roky odo dňa udelenia súhlasu alebo do jeho odvolania, podľa toho, ktorá skutočnosť nastane skôr
Posielanie informácií o aktuálnych ponukách a akciách Prevádzkovateľa zákazníkom	Čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia – spracúvanie osobných údajov je vykonávané na základe oprávneného záujmu Prevádzkovateľa, ktorý spočíva v záujme na udržaní si stálej klientely prostredníctvom jej informovania o nových a aktuálnych ponukách Prevádzkovateľa	E-mailová adresa	3 roky odo dňa uzatvorenia zmluvy (objednania služieb od Prevádzkovateľa) alebo do ohlásenia sa z odberu newslettru, podľa toho, ktorá skutočnosť nastane skôr
Meranie návštevnosti webovej stránky a cielenie reklamy prevádzkovateľa (prostredníctvom analytických a retargetingových cookie súborov)	Článok 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia – spracúvanie osobných údajov je vykonávané na základe súhlasu dotknutej osoby	IP adresa a iné údaje o aktivite na webovej stránke prevádzkovateľa a preferenciách návštevníka webovej stránky	V závislosti od druhu cookie súboru, najdlhšie 2 roky odo dňa návštevy webovej stránky alebo do odvolania súhlasu, podľa toho, ktorá skutočnosť nastane skôr

V súvislosti so zabezpečením osobných údajov prijal Prevádzkovateľ príslušnú internú dokumentáciu, v ktorej sú bližšie špecifikovanéé primerané bezpečnostnéé opatrenia, ktoré boli za účelom zabezpečenia osobných údajov Dotknutej osoby Prevádzkovateľom prijatéé.

Spracúvanie osobných údajov uchádzačov o zamestnanie.
1. Po podaní žiadosti Prevádzkovateľovi o prijate do zamestnania, resp. po začatí výberového procesu na obsadenie pracovnej pozície u Prevádzkovateľa, sa tento bod Zásad OOU bude vzťahovať na Dotknutú osobu, teda uchádzača o zamestnanie (ďalej len ako „uchádzač“) a na jeho osobné údaje. Prevádzkovateľ je na účely tohto bodu považovaný za prevádzkovateľa v zmysle Nariadenia. Tento bod vysvetľuje, ako bude Prevádzkovateľ používať osobné údaje uchádzača získané priamo od uchádzača alebo od tretích strán počas výberového procesu na obsadenie konkrétnej pracovnej pozície u Prevádzkovateľa. V prípade, ak má uchádzač záujem získať podrobnejšie informácie ako sú uvedené v tomto bode, môže sa obrátiť na osobu zodpovednú za ochranu údajov (viď nižšie). Toto bod Zásad OOU môže Prevádzkovateľ kedykoľvek aktualizovať aj bez upozornenia. Preto Prevádzkovateľ odporúča uchádzačom, aby sa pravidelne oboznamovali s jeho znením.
2. V prípade, ak si uchádzač podá u Prevádzkovateľa žiadosť o zamestnanie, Prevádzkovateľ získava od uchádzača napríklad aj tieto informácie:
  1. Kontaktné údaje - napríklad meno, adresu, e-mailovú adresu, telefónne číslo uchádzača;
  2. Informácie zo životopisu uchádzača - napríklad informácie o predchádzajúcich zamestnaniach, vzdelaní, zručnostiach, jazykových znalostiach uchádzača a akékoľvek ďalšie informácie, ktoré sa rozhodne uchádzač vo svojom životopise uviesť;
  3. Motivačný list - akékoľvek informácie, ktoré sa rozhodne uchádzač uviesť vo svojom motivačnom liste;
  4. Spôsobilosť na prácu - údaje súvisiace s možnou povinnosťou preukázať zákonnú spôsobilosť na výkon predmetného zamestnania u Prevádzkovateľa;
  5. Prehlásenie o bezúhonnosti - v závislosti od povahy pracovnej pozície môže Prevádzkovateľ požiadať uchádzača, aby od príslušného verejného orgánu predložil prehlásenie potvrdzujúce, že nebol právoplatne odsúdený za žiadny trestný čin, čo by mohlo byť dôvodom vylúčenia Dotknutej osoby z výberového procesu uchádzačov pre danú pracovnú pozíciu, napríklad Výpis z registra trestov uchádzača;

Okrem uvedeného, v závislosti od pozície o ktorú sa Dotknutá osoba uchádza, môže Prevádzkovateľ získať informácie aj od tretích strán nasledovne:

Interné žiadosti -Ak už uchádzač u Prevádzkovateľa pracuje a uchádza sa o internú pozíciu, môže Prevádzkovateľ použiť informácie z osobnej zložky uchádzača - zamestnanca, aby si doplnil informácie, ktoré mu uchádzač poskytne v žiadosti o zamestnanie, alebo ktoré uchádzač uvedie na osobnom pohovore;
Hodnotenie – Prevádzkovateľ môže uchádzača požiadať, aby sa podrobil hodnoteniu svojich schopností, osobnosti alebo kognitívnej spôsobilosti. Takéto hodnotenia sa obvykle vykonávajú pomocou softvéru tretej strany alebo prostredníctvom spoločnosti tretej strany, ktorá s Prevádzkovateľom zdieľa výsledky. Pred uskutočnením takéhoto hodnotenia prevádzkovateľ poskytne uchádzačovi ďalšie informácie týkajúce sa jeho konkrétneho prípadu;
Referencie – Prevádzkovateľ sa môže rozhodnúť získať referencie od osôb, ktoré s uchádzačom pracovali v minulosti. Prevádzkovateľ bude tieto osoby kontaktovať, len ak uchádzač poskytne Prevádzkovateľovi ich mená a kontaktné údaje. Ak je už uchádzač zamestnancom Prevádzkovateľa, môže Prevádzkovateľ požiadať o referencie manažéra a/alebo spolupracovníkov uchádzača, a to bez jeho vedomia.

Prevádzkovateľ bude spracovávať osobné údaje uchádzača naúčel náboru zamestnancov - osobné údaje uchádzača Prevádzkovateľ spracováva na základe oprávneného záujmu Prevádzkovateľa, ktorým zisťuje, či uchádzač je kvalifikovaným kandidátom na pozíciu u Prevádzkovateľa, o ktorú sa uchádzač uchádza.
Prevádzkovateľ môže zdieľať osobné údaje s tretími stranami za nasledovných okolností:
1. na účel získania informácie od tretích strán (ako je uvedené vyššie), Prevádzkovateľ poskytne meno a akékoľvek ďalšie informácie o uchádzačovi potrebné na to, aby tretie strany poskytli Prevádzkovateľovi relevantné informácie o uchádzačovi;
2. osobné údaje uchádzača môže Prevádzkovateľ zdieľať s inými tretími stranami, ktoré konajú v mene Prevádzkovateľa, napríklad s dodávateľmi niektorých služieb pre Prevádzkovateľa (zmluvná SBS služba, zazmluvnená výberová agentúra a pod.). V takýchto prípadoch môžu tieto tretie strany spracúvať osobné údaje uchádzača len na účely opísané vyššie a iba v súlade s pokynmi Prevádzkovateľa;
3. K osobným údajom budú mať prístup zamestnanci Prevádzkovateľa. V takom prípade sa prístup udelí iba vtedy, ak je to potrebné na vyššie uvedené účely, a len vtedy, ak je zamestnanec viazaný povinnosťou mlčanlivosti.
K osobným údajom uchádzača budú mať prístup oprávnení zamestnanci Prevádzkovateľa.
Osobné údaje uchádzača Prevádzkovateľ uchováva len na obmedzený čas, pričom k ich vymazaniu dôjde, keď už nebudú potrebné na účely spracovania uvedené v tomto článku Zásad OOU, tzn., že údaje uchádzača Prevádzkovateľ uchováva počas trvania výberového konania a vymaže ich potom, čo vyberie vhodného kandidáta. Ak na obsadenie pracovnej pozície Prevádzkovateľ vyberie uchádzača, Prevádzkovateľ bude uchovávať osobné údaje uchádzača v jeho osobnej zložke aj naďalej a uzatvorí s ním Prevádzkovateľa pracovnú zmluvu, ktorá bude právnym titulom na spracovávanie jeho osobných údajov. Osobné údaje uchádzača môže Prevádzkovateľ spracovávať dlhšiu dobu v prípade, ak mu uchádzač poskytol súhlas na spracovanie jeho osobných údajov a to len na účel uvedený v uvedenom súhlase.
Prevádzkovateľ spracováva osobné údaje uchádzača, pretože spracovanie je nevyhnutné na účely oprávneného záujmu Prevádzkovateľa. Oprávnený záujem Prevádzkovateľa v tomto prípade je prijať kvalifikovaných kandidátov na príslušné pracovné pozície.
Uchádzač, ako Dotknutá osoba, má práva uvedené v článku 4. týchto Zásad OOU.
Zásady ochrany osobných údajov pri plnení zmluvných vzťahov s tretími osobami, a to právnickými osobami.
1. Zásady ochrany osobných údajov uvedené v tomto článku Zásad OOU sa vzťahujú na spracovanie osobných údajov zamestnancov, zástupcov a štatutárov tých právnických osôb (obchodných partnerov, dodávateľov a pod.) (ďalej len ako „Tretia osoba“), s ktorými má Prevádzkovateľ uzatvorený akýkoľvek zmluvný vzťah, a to najmä, nie však výlučne, kúpnopredajný vzťah na základe objednania a dodania Služieb.
2. Aby bolo možné uzatvoriť a plniť zmluvu s Treťou osobou, je potrebné spracovať osobné údaje zamestnancov, zástupcov a štatutárov Tretej osoby. Osobné údaje týchto fyzických osôb na strane Tretej osoby spracúvame len vtedy, ak na to máme právny základ, teda ak máme s Treťou osobu uzatvorenú zmluvu. Znamená to, že spracovanie týchto osobných údajov musí byť nevyhnutné pre plnenie zmluvy (napr. komunikácia medzi zmluvnými stranami), alebo aby bolo na vyžiadanie možné vykonať kroky ešte pred uzavretím zmluvy. V súlade s oprávneným záujmom môže Prevádzkovateľ tiež použiť osobné údaje zamestnancov, zástupcov a štatutárov Tretej osoby, aby Tretej osobe poskytol informácie o službách Prevádzkovateľa, vyhliadkach, analýzach, podujatiach, ktoré by mohli byť v záujme Tretej osoby, alebo aby bolo možné plniť potrebné alebo požadované úlohy vyplývajúce z obchodného vzťahu, ktorý zastupuje Tretia osoba.
3. Prevádzkovateľ uchováva informácie potrebné na riadenie zmluvného alebo obchodného vzťahu, aby mohol komunikovať s Treťou osobou a zabezpečiť bezpečnú a pravdivú identifikáciu Tretej osoby. Prevádzkovateľ potrebuje napríklad meno, názov pozície a kontaktné údaje, ako adresa, telefónne číslo a e-mail niektorého a/alebo všetkých nasledovných osôb: zamestnancov, zástupcov a štatutárov Tretej osoby.
4. K osobným údajom Tretej osoby budú mať prístup zamestnanci Prevádzkovateľa. V takom prípade sa prístup zamestnancovi Prevádzkovateľa udelí len ak to bude nevyhnutné na opísané účely a len ak je daný zamestnanec viazaný povinnosťou mlčanlivosti.
5. Osobné údaje Dotknutej osoby nebudú z databáz Prevádzkovateľa prenášané do inej krajiny.
6. Osobné údaje zamestnancov, zástupcov a štatutárov Tretej osoby Prevádzkovateľ uchováva tak dlho, ako je to potrebné pre naplnenie účelu spracovania podľa osobitných predpisov, a účelu na ktorý boli získané, a to až do splnenia všetkých práv a povinností vyplývajúcich zo zmluvného vzťahu a/alebo vypršania premlčacej lehoty. Z právneho hľadiska je Prevádzkovateľ povinný uchovávať osobné údaje na určitý čas, aby predchádzal a odhalil podvody, odhalili a preukázali boj proti praniu špinavých peňazí ako aj z dôvodu finančných auditov.
7. Osobné údaje osôb uvedených v tomto článku Zásad OOU nebudú použité pri automatizovanom rozhodovaní, teda Prevádzkovateľ ich nebude profilovať.
8. Dotknutá osoba má všetky práva uvedené v článku 4. týchto Zásad OOU.

Registratúra a osobné údaje

Aj v prípade, ak Prevádzkovateľ spracúvanie osobných údajov Dotknutej osoby ukončí, v prípade niektorých kategórií dokumentov, ktoré tvoria registratúrne záznamy, ako sú napr. zmluvné dokumenty, účtovné doklady bude Prevádzkovateľ tieto údaje v zmysle zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov a zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov uchovávať vo forme registratúrnych záznamov po dobu stanovenú príslušnou legislatívou a registratúrnym plánom spoločnosti až do ich vyradenia, typicky po dobu desať (10) rokov od ukončenia príslušného zmluvného vzťahu. Týka sa to najmä tých Dotknutých osôb, ktorý si prostredníctvom Portálu objednajú od Prevádzkovateľa Služby.
Dotknutá osoba má všetky práva uvedené v článku 4. týchto Zásad OOU.

Newsletter - údaje získané na základe súhlasu

9.1. Spracúvanie týchto údajov nie je nevyhnutné na plnenie zmluvy alebo zákonných povinností či ochranu oprávnených záujmov Prevádzkovateľa, ale ich spracúvanie umožní Prevádzkovateľovi zlepšovať svoje služby a prípadne Dotknuté osoby informovať o ponukách, ktoré sú pre nich vhodné.

Kontaktné údaje týchto Dotknutých osôb sú spracúvané len v prípade udelenia súhlasu Prevádzkovateľovi a môžu byť spracúvané počas platnosti tohto súhlasu, pričom kategórie spracúvaných osobných údajov, účely, právne základy a doba spracúvania údajov sú súčasťou súhlasu. Ide najmä o:

Adresa elektronickej pošty získaná na základe súhlasu s jej poskytnutím na marketingové účely, teda na zasielanie newsletteru. Tento súhlas s odberom newslettru môže Dotknutá osoba kedykoľvek odvolať.
Záznamy o správaní na internetových stránkach spravovaných Prevádzkovateľom získané z cookies v prípade povolenia cookies vo webovom prehliadači. V prípade, ak Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje Dotknutej osoby na základe jej súhlasu, Dotknutá osoba môže tento súhlas kedykoľvek odvolať alebo namietať podaním podnetu zodpovednej osobe Prevádzkovateľa.

Možnosť podania sťažnosti/podnetu ohľadom používania osobných údajov Dotknutej osoby.

Ak chce Dotknutá osoba podať sťažnosť/podnet na to, ako Prevádzkovateľ spracováva jej osobné údaje, a to aj vo vzťahu k všetkým vyššie uvedeným právam, môže kontaktovať Prevádzkovateľa na kontaktných údajoch, primárne na zodpovednú osobu za ochranu osobných údajov (prostredníctvom e-mailu info@elementbusiness.sk).
Ak s odpoveďou Prevádzkovateľa Dotknutá osoba nie je spokojná, alebo sa domnieva, že Prevádzkovateľ spracováva jej osobné údaje nespravodlivo alebo nezákonne, môže sa sťažovať na dozorný orgán, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov (ÚOOÚ). Ďalšie informácie o ÚOOÚ a ich postupe podávania sťažností nájdete na dataprotection.gov.sk.
Kontaktné údaje na zodpovednú osobu.
1. Ak by sa Dotknutá osoba chcela skontaktovať s Prevádzkovateľom, resp. podať sťažnosť/podnet z dôvodu ochrany osobných údajov alebo mala pripomienky k spracovávaniu osobných údajov Prevádzkovateľom, môže sa obrátiť na Zodpovednú osobu za dohľad nad ochranou osobných údajov u Prevádzkovateľa, a to prioritne na e-mail: info@elementbusiness.sk, alebo prostredníctvom ďalších kontaktov: t.č.: +421948347410, adresa: Element Business s. r. o., so sídlom Miletičova 21, 821 08 Bratislava – mestská časť Ružinov.
Záverečné ustanovenia

13.1.Prevádzkovateľ je oprávnený jednostranne kedykoľvek meniť tieto Zásady OOU.
Všetky osoby využívajúce Portál berú na vedomie, že v prípade zmeny alebo doplnenia týchto Zásad OOU Prevádzajúci oznámi takúto zmenu zverejnením nových Zásad OOU na Portáli.
Ak sa niektoré ustanovenie Zásad OOU stane vo vymedzenom rozsahu neplatné, neúčinné resp. nevykonateľné, ostatné ustanovenia, týmto nedotknuté, zostávajú v platnosti v plnom rozsahu. Prevádzkovateľ v takomto prípade nahradí napadnuté ustanovenie takým platným, účinným a vykonateľným ustanovením, ktoré sa bude čo najmenej odlišovať od princípov dohodnutých v týchto Zásadách OOU pri zachovaní právneho účelu a zmyslu napadnutého ustanovenia.